Văn phòng số ngày càng phát triển mạnh mẽ

Văn phòng xưa và nay

Với văn phòng trước đây, nhân viên chấm công tay, ghi tên và thời gian vào, ra làm việc trên bảng chấm công hoặc sổ chấm công. Còn văn phòng thời nay, nhân viên có thể chấm công qua FaceID hoặc chấm công vân tay, giúp quản lý chính xác thời gian làm việc của nhân viên.

Văn phòng xưa là hình ảnh ngồi làm việc với một đống giấy tờ bao quanh, lật giở hết tài liệu nọ đến tài liệu kia. Văn phòng số thời nay thì bất kể ở đâu cũng có thể làm việc khi toàn bộ dữ liệu, giấy tờ của công ty được số hoá lưu trữ trên đám mây.

Với sự phát triển của công nghệ, dù không trực tiếp có mặt tại văn phòng nhưng nhân viên vẫn hoàn toàn có thể tham gia vào tất cả các quy trình làm việc, kết nối với đồng nghiệp và khách hàng bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu. Các nhà quản lý cũng có thể giám sát, kiểm tra tiến độ làm việc và giao tiếp với nhân viên thông qua những công cụ số như hệ thống lưu trữ đám mây hay các phòng họp ảo. Công nghệ đang góp phần tạo nên những mô hình văn phòng số linh hoạt, hiệu quả và tiện lợi.

Chị Trang là chuyên viên phụ trách nhân sự của công ty công nghệ. Sắp có nhân viên mới đến làm việc, chị vào hệ thống phần mềm xử lý các yêu cầu nội bộ của công ty, gửi yêu cầu tới phòng hành để xin cấp chỗ ngồi, máy móc, thiết bị cho nhân viên mới mà không cần phải đánh văn bản giấy tờ, rồi gặp trực tiếp nhân viên hành chính báo cáo như trước.

Công ty có khoảng 1.000 người. Một năm xử lý hiệu quả hàng nghìn yêu cầu của các phòng ban, IT, nhân sự, tài chính, tổng hợp… Đặc biệt, thông tin tại hệ thống được kết nối thẳng với hệ thống tin nhắn nội bộ chat của công ty, giúp việc nắm bắt thông tin được nhanh chóng kịp thời.

Để xử lý kế hoạch, sắp xếp công việc trong công ty hiệu quả, một công ty đã ứng dụng phần mềm quản lý công việc. Sau khi lãnh đạo giao việc cho các nhân viên và lên kế hoạch họp với đối tác, phần mềm sẽ tự động nhắc tiến độ thời gian để không bị quên lỡ việc.

Hiện phần mềm quản lý công việc được nhiều đơn vị chú trọng ứng dụng, bởi nhờ công nghệ, mọi quy trình đã trở nên nhanh chóng, hiệu quả, giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất vượt bậc.

Hiệu quả của số hóa dữ liệu

Trong kỷ nguyên số, văn phòng số ngày càng phát triển mạnh mẽ. Không còn giới hạn bởi không gian vật lý, mọi văn bản giấy tờ, các dữ liệu và thông tin quan trọng được số hoá, lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây, đem lại sự tiện lợi cho người dùng khi có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Phương là nhân viên mới vào công ty được 1 tuần nay. Chính sách, sản phẩm của công ty là những lĩnh vực được cô chú trọng tìm hiểu. Vì thông tin bài giảng đào tạo nhân viên mới được số hóa, đẩy lên nền tảng điện toán đám mây nên chỉ cần click chuột là đã có thể nắm ngay thông tin.

Các nguồn dữ liệu của công ty này cũng được số hoá, cập nhật trong phần mềm Chatbot hỏi đáp, giúp những nhân viên mới thoải mái hỏi các thông tin của công ty như: chế độ nghỉ phép, chính sách phúc lợi lương thưởng của công ty, chinh sách thai sản…

Để có thể ứng dụng hiệu quả các phần mềm công nghệ trong văn phòng số, theo các chuyên gia, một yếu tố rất quan trọng, đó là sự cương quyết của lãnh đạo. Bởi nếu không kiên quyết thì dù mua phần mềm tốt cũng không giải quyết được gì.

Các chuyên gia cũng lưu ý, với mô hình văn phòng số, khi tất cả nguồn dữ liệu quan trọng của công ty, từ thông tin nội bộ về tài chính, nhân sự, dấu vân tay, khuôn mặt… được đưa lên môi trường số điện toán đám mây. Vấn đề bảo mật cần được chú trọng đặt lên hàng đầu.

AI giúp nhân viên văn phòng "nhàn" hơn

VTV.vn - Trí tuệ nhân tạo đang từng bước định hình lại cách thức làm việc của những nhân viên văn phòng.

* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online và VTVGo!